Arbeitsmedizinische Vorsorge ist Teil der arbeitsmedizinischen Präventionsmaßnahmen im Betrieb. Sie umfasst die Beurteilung der individuellen Wechselwirkungen von Arbeit und Gesundheit, die individuelle arbeitsmedizinische Aufklärung und Beratung der Beschäftigten, arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen sowie die Nutzung von Erkenntnissen aus diesen Untersuchungen für die Gefährdungsbeurteilung und für sonstige Maßnahmen des Arbeitsschutzes. (ArbMedVV)
Auf Grundlage der Gefährdungsbeurteilung hat der Arbeitgeber für eine angemessene arbeitsmedizinische Vorsorge zu sorgen. Für die Durchführung dieser Vorsorge hat er einen Arzt/Ärztin, oder Dienst zu beauftragen der die vorgeschriebenen Untersuchungen durchführt.
Über Pflichtuntersuchungen hat der Arbeitgeber eine Vorsorgekartei mit Angaben über Anlass, Tag und Ergebnis jeder Untersuchung zu führen. Er hat der zuständigen Behörde auf Anordnung eine Kopie der Vorsorgekartei zu übermitteln.
Der Unternehmer hat die Kartei so aufzubewahren, dass Unbefugte keinen Zugang haben. Die in der Kartei enthaltenen Angaben dürfen unbefugten Dritten nicht offenbart werden. In Kindergärten oder Diakoniestationen kann die Vorsorgekartei vor Ort von der Leitung geführt werden. Dabei ist auf den Datenschutz zu achten.
Insbesondere wenn die Personalunterlagen durch übergeordnete Verwaltungseinrichtungen wie Kirchenkreisämter oder kirchliche Verwaltungsämter geführt werden, sollte diese Verwaltungseinheit die Vorsorgekartei führen. Die Vorsorgekartei muss nicht in der Betriebsstätte geführt oder vorgehalten werden.
Die Kartei muss für jeden Versicherten folgende Angaben enthalten:
1. Vor- und Familienname, Geburtsdatum,
2. Wohnanschrift,
3. Tag der Einstellung und des Ausscheidens,
4. Rentenversicherungsnummer,
5. zuständiger Krankenversicherungsträger,
6. Art der vom Arbeitsplatz ausgehenden Gefährdungsmöglichkeiten,
7. Art der Tätigkeit mit Angabe des Beginns und des Endes der Tätigkeit,
8. Angaben von Zeiten über frühere Tätigkeiten, bei denen eine Gefährdungsmöglichkeit bestand (soweit bekannt),
9. Datum und Ergebnis der Vorsorgeuntersuchung,
10. Datum der nächsten Nachuntersuchung,
11. Name und Anschrift des untersuchenden Arztes,
12. Name dessen, der die Vorsorgekartei führt.
Die Angaben können in Dateiform auch auf sonstigen Datenträgern gespeichert werden.
Der Versicherte oder eine von ihm bevollmächtigte Person hat das Recht auf Einsichtnahme in die ihn betreffenden Angaben.
IMS Services hat entsprechende Formulare und Programme zur Umsetzung der o.g. Pflichten zur Umsetzung zum Download bereitgestellt.
 | O4R2 Musterkartei Vorsorgekartei Zusatz Anlage 8 Muster Vorsorgekartei.xls (1.69MB) |